Při plánování účasti na veletrzích je v první řadě zapotřebí zvolit si ten správný. Výběr obvykle závisí na cíli, který má participace splňovat. Nejčastěji se jedná o proniknutí na trh nebo podporu odbytu produktu na trhu. V této souvislosti je vhodné zvážit, komu je veletrh určen. Tedy kdo budou vystavovatelé a kdo návštěvníci. Dalším zásadním faktorem ovlivňujícím rozhodování o účasti je cena. Do ceny se obvykle promítají náklady na plochu a stavbu stánku (vč. návrhu, vybavení, úklidu atd.), marketing (umístění v oficiálním katalogu, výroba promočních materiálů, vzorky, kontraktovaný personál) a logistika (náklady na dopravu zaměstnanců, ubytování, diety atp.). Při zvažování o participaci je pak vhodné porovnat tyto náklady s dalšími alternativami a vyhodnotit si jejich očekávané přínosy (např. podpořit distributora nebo agenta na jeho stánku).
V rámci veletrhu není dobré se spoléhat pouze na kontakty získané během veletrhu od procházejících návštěvníků, ale vyplatí se připravit si harmonogram schůzek na stánku, případně cestu na zahraniční veletrh rozšířit o návštěvu potenciálních obchodních partnerů.
České firmy mohou počítat se státní podporou účasti na vybraných veletrzích a výstavách v zahraničí. První možností je společná účast českých firem na veletrhu zajišťovaná agenturou CzechTrade. Jedná se o participace na zahraničních veletrzích, které organizují zahraniční kanceláře CzechTrade. Agentura zajišťuje veškerou přípravu veletrhu a zpravidla nabízí další služby spojené s aktuálními plány českých firem při pronikání na příslušný trh. V první řadě jsou pracovníci kanceláří schopni vyhledat českému exportérovi potenciální obchodní partnery, tyto zahraniční podniky oslovit, představit českou firmu a pozvat ji na stánek. Kromě kontaktů spojených s veletrhem se pak služba často rozšiřuje o návaznou cestu po dalších potenciálních partnerech, kteří na veletrhu nebyli. Může se také jednat o firmy, které by českým zástupcům chtěly prezentovat svoje zázemí, výrobu apod.